Penelitian Surat Dinas di SMK Karya Bhakti

BAB I PENDAHULUAN

A.      Analisis Situasi

Kemampuan dalam menulis surat dinas terkadang masih sering ditemukan kesalahan-kesalahan. Kesalahan-kesalahan kalimat dalam tulisan merupakan salah satu wujud ketidaktaata terhadap kaidah-kaidah bahasa. Kerapian atau keteraturan suatu susunan kalimat dapat mewakili pola berpikir dan tingkat intelegensi penulisnya. Tulisan yang jelas dan terarah merupakan perwujudan berpikir logis. Oleh karena itu, susunan kalimat harus singkat, cermat, tepat, menggunakan kosakata, dan ejaan yang tepat agar mudah dipahami orang lain

Walaupun membuat surat adalah sebuah kebiasaan dalam sebuah instansi, tidaklah berarti kegiatan ini dengan sangat mudah dilakukan oleh setiap pegawai di lingkungan instansi tertentu. Surat-surat yang dibuat kadang-kadang tidak jelas maksudnya. Ketidakjelasan itu disebabkan oleh kesalahan atau ketidaktepatan penggunaan bahasa. Hal ini dapat terjadi karena penulis surat kurang paham terhadap kaidah-kaidah kebahasaan atau bisa juga terjadi karena hal-hal lain yang sifatnya manusiawi seperti kurang teliti dan lain sebagainya.

Bahasa surat semestinya singkat, padat, dan mudah dimengerti dengan tidak lupa menghiraukan ejaan yang dipergunakan dalam bahasa Indonesia yaitu Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan.

Banyaknya kesalahan yang terjadi pada surat dinas di kantor-kantor mendorong kami untuk mengadakan penelitian terhadap surat-surat dinas tersebut. Kami ingin melihat kesalahan penggunaan bahasanya dan selanjutnya kami ingin memperbaikinya. Kesalahan-kesalahan dalam hal kebahasaan merupakan hal yang penting untuk diperbaiki. Peneliti tidak akan mempermasalahkan bentuk surat karena masing-masing instansi mempunyai alasan tersendiri menggunakan bentuk surat dalam kegiatan surat-menyurat.

Uraian di atas memunculkan permasalahan tentang penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam surat tersebut. Apakah surat yang telah disusun tersebut sudah mengacu pada kaidah bahasa Indonesia, sehingga dapat dijadikan bahan pembelajaran untuk peningkatan kemampuan berbahasa indonesia baik secara lisan maupun tulis, terutama pada penulisan surat. Oleh karena itu, penulis termotivasi mengkaji tentang analisis kesalahan bahasa surat, khususnya pada istansi/ badan atau perkantoran oleh peneliti terdahulu. Adapun peneliti yang relevan, sebelumnya yaitu: (1) Ramlah pada tahun 2004 dengan judul adalah “analisis kesalahan berbahasa Indonesia dalam karangan siswa kelas II SMA Negeri 1 Campalagian Kabupaten Polowali Mandar”, (2) Herawati. B pada tahun 1999 yang berjudul “analisis kesalahan penggunaan bahasa pada papan reklame dan spanduk di kota Makassar”, dan (3) Muhammad Akhir pada tahun 2007 dengan judul “analisis kesalahan berbahasa Indonesia dalam tesis Mahasiswa program pascasarjana Universitas Negeri Makassar”. Jadi, dapat disimpulkan bahwa peneliti ini dengan peneliti sebelumnya tampak memiliki perbedaan.

Hasil temuan di lembaga perdesaan atau Pekon di Wayakrui Banyumas Kabupaten Pringsewu menunjukkan bahwa para aparat pekonnya banyak yang belum dapat membawakan acara dan memberikan sambutan dengan baik, lebih-lebih dalam acara resmi.Kendala yang dihadapi ialah (1) bagaimana mereka dapat membawakan acara secara resmi, baik dari segi intonasi, bahasa, etika, dan penampilannya, dan (2) bagaimana mereka dapat berpidato dengan baik dan sistematis.Berdasarkan hal tersebut ada keinginan pada diri aparat pekon Wayakrui Banyumas Kabupaten Pringsewu untuk dapat belajar membawakan acara dan berpidato dengan baik.

Untuk itu, kiranya perlu dilaksanakan pelatihan mengenai kedua hal tersebut, yakni cara membawakan acara resmi dan tidak resmi dan berpidato kepada aparat pekon tersebut sehingga diperoleh pengetahuan dan wawasan tentang keduanya.

Dasar pelaksanaan kegiatan ini ialah mengacu kepada: (1) Undang-Undang nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, (2) Undang-Undang nomor 14 tahun 2005 tentang Guru dan Dosen, (3) Undang-Undang nomor 12 tahun 2012 tantang Perguruan Tinggi, (4) Statuta STKIP Muhammadiyah Pringsewu Lampung mengenai Catur darma Perguruan Tinggi, (5) Visi Misi STKIP Muhammadiyah Pringsewu Lampung, dan (6) Visi Program studi Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia.

Melalui kegiatan pengabdian kepada masyarakat dengan tema “Pelatihan Menulis Surat Dinas” padaSMP karya bhakti  Pringsewu” diharapkan dapat memberikan manfaat kepada para aparat Pekon tersebut sehingga diperoleh kemampuan menuliskan surat dinasyang baik.

B.       Permasalahan

Berdasarkan analisis situasi, rincian permasalahan kegiatan pengabdian masyarakat pada SMP karya bhakti Pringsewu sebagai berikut:

1.      Kesulitan menuliskan surat dinas.

2.      Kesulitan dalam menggunakan kalimat atau bahasa yang efektif pada surat dinas..

3.      Kesulitan menulis surat dinas secara sistematis

Selanjutnya, pelaksana kegiatan pengabdian merumuskan permasalahan tersebut sebagai berikut:

1.      Bagaimanakah cara menuliskan surat dinas di SMP karya bhakti

Pringsewu.?

2.      Bagaimanakah penggunaan kalimat atau bahasa yang efektif dalam penulisan surat dinas di SMP karya bhakti Pringsewu?

3.      Bagaimanakah menuliskan surat dinas secara sistematis?

C.      Solusi yang Ditawarkan

Solusi yang ditawarkan untuk menyelesaikan masalah yang telah diidentifikasi ialah dengan menetapkan prosedur kegiatan pengabdian kepada masyarakat berikut ini.

1.      Menetapkan jumlah peserta pelatihan, yaitu pada siswa SMP karya bhakti Pringsewu,

2.      Berdiskusi dan merencanakan persiapan materi, bahan, dan fasilitas yang akan digunakan.

3.      Memberikan pelatihan dengan materi mengenai penuylisan surat dinas.

4.      Memberi umpan balik di setiap sesi pelatihan penilaian dan melalui tanya jawab, kepada siswa SMP karya bhakti  Pringsewu.

BAB II TARGET DAN LUARAN

A.      Target yang akan Dicapai

Berdasarkan permasalahan dan solusi yang ditawarkan, maka target yang ingin dicapai dalam kegiatan pengabdian kepada siswa di SMP karya bhakti Pringsewu ialah “80% para siswa SMP karya bhakti Pringsewumenjadi termotivasi dan dapat menuliskan surat dinas dengan baik.

B.       Luaran Kegiatan

Luaran dalam kegiatan pengabdian kepada siswa SMP karya bhakti Pringsewu ialah berupa sertifikat kegiatan pelatihan kepada mereka sebagai tanda bahwa mereka telah mengikuti pelatihan dan dapat menuliskan surat dinas dengan bauk Dan benar.

  

BAB III METODE PELAKSANAAN

Metode pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini berupa pelatihan kepada siswa SMP karya bhakti Pringsewu. Setelah diberikan pelatihan secara teoretis dan contoh kemudian para aparat dipandu untuk dapat menuliskan surat dinasdengan baik.

Adapun, teknik yang digunakan dalam kegiatan pengabdian ini ialah menggunakan teknik ceramah, tanya jawab, dan penugasan. Tahapan pelaksanaan kegiatan meliputi tiga tahapan, yaitu: (1) tahap persiapan, (2) tahap pelaksanaan, dan (3) tahap evaluasi kegiatan.Pada tahap (1), yakni tahap persiapan, pelaksana kegiatan pengabdian kepada masyarakat melakukan observasi pada pekon tempat pelaksanaan kegiatan pengabdian, melakukan diskusi kecil dengan aparat pekon, persiapan materi, serta fasilitas yang akan digunakan untuk kegiatan pengabdian, di antaranya LCD.

Kemudian, pada tahap (2), yakni tahap pelaksanaan, kegiatan yang dilaksanakan berupa penyampaian materi mengenai kepewaraan dan pidato, serta contoh performance dalam membawakan keduanya.

Selanjutnya, pada tahap (3), yakni tahap evaluasi, hasil tugas siswa SMP karya bhakti Pringsewu dalam membawakan di evaluasi baik dari segi bahasa, penampilan, dan etika.Penampilan dinilai secara langsung sebagai bentuk pengayaan. Selain itu, pelaksana kegiatan pengabdian akan tetap melakukan kunjungan di lokasi kegiatan untuk memastikan bahwa kegiatan pengabdian pada aparat Pekon Wayakrui Banyumas Pringsewu benar-benar memberikan pengaruh atau manfaat yang signifikan. Skematis metode pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada SMP karya bhakti Pringsewu tergambar sebagai berikut:

Metode Pelaksanaan

Tahap Evaluasi

Tahap Pelaksanaan

Tahap Persiapan

1.    Penyampaian materi 2.    Performance membawakan acara 3.    Umpan balik

Pelaporan Kegiatan

1.    Umpan balik kegiatan mulai dari persiapan hingga pelaksanaan

1.    Diskusi awal 2.    Penetapan peserta pelatihan 3.    Penyiapan materi dan fasilitas kegiatan

 

  

BAB IV KELAYAKAN PERGURUAN TINGGI

Kelayakan Perguruan Tinggi dalam pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat dapat dilihat dari keberadaan STKIP Muhammadiyah Pringsewu Lampung sebagai lembaga yang berkompeten dari bidang ilmu pelaksana yang akan dijelaskan sebagai berikut:

No	Nama	Jabatan	Bidang Keahlian	Alokasi Waktu Kegiatan
1	Dra. Hj. Lisdwiana Kurniati, M.Pd.	Ketua Pelaksana	Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia	8 Jam
2	Izhar, M. Pd.	Anggota Pelaksana	Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia	8 Jam
3	Sholikhin, M. Pd.	Anggota Pelaksana	Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia	8 Jam

Pelaksana pengabdian sebagaimana tertera dalam tabel di atas dipandang layak memberikan pelatihan pada siswa SMPN 2Pringsewu.Pelaksana sering memberikan pelatihan pada sekolah-sekolah secara konsisten di setiap semesternya.Mereka pun aktif dalam menulis penelitian dan berperan aktif dalam pertemuan ilmiah baik berskala nasional dan skala internasional.Selain itu, meraka sebagai dosen pengampu mata kuliah menulis.

Selanjutnya, fasilitas pendukung yang akan digunakan dalam kegiatan pengabdian ini ialah materi-materi pada perpustakaan STKIP Muhammadiyah Pringsewu Lampung yang sangat  mendukung untuk disampaikan kepada siswa SMPN 2 Pringsewu.

BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN

A.      Hasil Pelaksanaan Kegiatan

Pelaksanaan kegiatan pengabdian masyarakat yang di selenggarakan di SMP karya bhakti Pringsewu berjalan dengan baik sesuai jadwal yang ditentukan.Pelaksanaan kegiatan pengabdian tersebut mendapat sambutan baik dari semua pihak di SMP karya bhakti Pringsewu.

Kegiatan pengabdian masyarakat dilaksanakan pada hari Sabtu, tanggal 24 mei 2014.Acara dimulai pukul 08.00 WIB dan di akhiri pukul 16.00.Acara dimulai dengan sambutan dari pihak kampus dan sambutan dari kepala sekolah yang kemudian dilanjutkan dengan penyampaian materi.

Hasil pelatihan menunjukkan bahwa pengabdian kepada masyarakat yang diselenggarakan di SMP karya bhakti Pringsewu dapat memotivasi dan  membantu untuk dapat melakukan penulisan surat dinas yang sistematis dengan baik Dan benar.

B.       Pembahasan

Tujuan yang hendak dicapai dari kegiatan pengabdian ini ialah (1) jumlah peserta yang hadir sesuai dengan yang diharapkan, yakni seluruh siswa SMPN 2 Pringsewu, (2) 80% peserta pelatihan dapat menuliskan surat dinas dengan baik, (3) adanya luaran berupa sertifikat hasil kegiatan melakukan penulisan surat dinas tersebut.

Berdasarkan cita-cita atau harapan dari kegiatan pengabdian yang selenggarakan pada siswa SMP karya bhakti Pringsewu didapat bahwa (1) jumlah peserta yang hadir mengikuti kegiatan pengabdian sesuai dengan jumlah seluruh peserta yang diharapkan, bahkan melebihi target dari 20 peserta. Seluruh peserta antusias mengikuti kegiatan pelatihan; (2) Para siswa kelas VIII sudah mulai memahami mengenai menulis surat dinas(3) Para pserta sangat bangga sekali menerima sertifikat sebagai tanda bahwa peserta sudah memperoleh pengetahuan atau wawasan tentang penulisan surat dinas.

Secara umum, kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang dilaksanakan di SMP karya bhakti Pringsewu berlangsung dengan baik dan sesuai dengan tujuan kegiatan pengabdian.Selain diukur dari keantusiasan para siswa mengikuti pelatihan.

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

A.      Kesimpulan

Kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang dilaksanakan di SMP karya bhakti Pringsewu terselenggara dengan baik sesuai tujuan kegiatan pengabdian. Para aparat sudah mengetahui mengenai definisi menulis, menulis surat dinas secar sistematis yang baik Dan benar.

Kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang dilaksanakan pada siswa SMP karya bhakti Pringsewu juga memberikan sertifikat sebagai tanda keikutsertaan mereka telah mengikuti kegiatan pelatihan.

B.       Saran

Hasil evaluasi terhadap kegiatan pengabdian yang dilakukan memuat saran sebagai berikut:

1.      Kepada para siswa kelas VIII karya bhakti Pringsewu untuk dapat terus meningkatkan pengetahuan mengenai penulisan surat dinas.

2.      Perlunya pembinaan secara menyeluruh dan kontinyu kepada para siswa kelas VIII SMP karya bhakti pringsewu dalam pelatihan penulisan surat dinas.

DAFTAR PUSTAKA

Adia, H.R..(2010). Pentingnya Kemahiran Berbicara. Bogor: Quadra

Arief, Ermawati. 2001. “Retorika (Seni Berbahasa Lisan dan Tulisan)”. Buku Ajar.

Padang: FBSS UNP.

Putrayasa , Ida Bagus. 2007. Kalimat Efektif (Diksi, struktur dan logika).

Bandung: PT. Refika Aditama.

Tarigan, Henry Guntur. (2008). Berbicara: Sebagai Sebuah Keterampilan

Berbahasa. Bandung: Angkasa

Tim Penyusun. (2014). Buku Panduan Penelitian dan Pengabdian Kepada

Masyarakat. STKIP Muhammadiyah Pringsewu Lampung: Pusat penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat

Tjahjono, Tengsoe dan Wawan Setiawan. (2001). Sanggar Bahasa dan Sastra

Indonesia. Jakarta: Universitas Terbuka

http://mempelajariretorika.blogspot.co.id/2015/05/pewara.html. (Dikutip Pada Tanggal 10 Desember 2016 pukul 18.05)

LAMPIRAN-LAMPIRAN

1. Surat Resmi atau Surat Dinas

Surat dinas adalah suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas. Atau definisi surat dinas yaitu surat yang berisikan permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga. Surat dinas isinya ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik itu pemerintah atau swasta. Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku di pemerintahan, akan tetapi berlaku juga di instansi atau lembaga swasta. Biasanya isinya berupa urusan seperti penyampain pengumuman, pemberian suatu izin, pemberian tugas dan lain-lain

Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.

Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat dinas.

Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu mengenai sistematika, isi, dan bahasa surat.

2. Fungsi Surat Dinas

Secara umum fungsi surat dinas adalah Sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyamapaikan pesan atau informasi. Akan tetapi secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagai   berikut :

1. Surat dinas sebagai duta atau wakil penuli untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipka dan dapat dilihat lagi jika diperlukan
3. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi
4. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam diatas putih, terutama surat surat perjanjian
5. Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan, yang selanjtunya sebagai bukti sejarah, seperti pada surat surat tentang perubahandan perkembanagan suatu instansi, yuridis dan adminstratif.

3. Syarat Penulisan Surat Dinas:

Surat resmi yang baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu. Berdasarkan pendapat Semi (1989) dan Sudarsa (1992), dapat dikemukakan bahwa untuk menulis surat yang baik, penulis surat harus memperhatikan hal -hal sebagai berikut:

1.      Surat resmi harus memiliki maksud yang jelas. Setiap surat yang ditulis harus jelas bagi yang membaca.

2. Surat resmi harus memiliki bahasa yang lugas. Bahasa yang digunakan tidak berbelit-belit. Setiap kata yang digunakan mempunyai fungsi tertentu, tidak ada kata yang berlebih atau tidak berfungsi.
3. Surat resmi harus disusun dengan singkat. Supaya tidak menggunakan kertas yang terlalu banyak dan tidak menggunakan waktu yang lama untuk membacanya.
4. Surat resmi harus memuat informasi yang lengkap. Informasi yang dituliskan harus informasi yang lengkap dan tepat.
5. Surat resmi harus menggunakan komunikasi yang sopan dan simpatik. Dapat memberikan kesan yang menarik dan positif kepada pembaca sehingga pembaca termotivasi untuk menanggapinya dengan baik.
6. Surat resmi harus memiliki format yang wajar dan menarik. Artinya format yang dipilih, ukuran kertas, margin (jarak tepi kertas), susunan alamat, sehingga terlihat sebagai suatu surat yang terencana dan nyaman untuk dilihat.

 4. Jenis-Jenis Surat Dinas

1. Surat Permohonan

Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, Permohonan untuk menyebarluaskan suatu informasi, Permohonan izin, Permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.

Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok pokok sebagai berikut:

1. Identitas pemohon.
2. Isi permohonan.
3. Tujuan dan alasan memohon.
4. Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.
5. Pernyataan kesungguhan dalam memohon.

2. Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.

1. Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat
2. Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.
3. Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.

3. Surat Keterangan

Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi seseorang atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang vang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus disebutkan:

1. data pribadi dan jabatan pihak vang membuat keterangan;
2. data pribadi pihak vang diterangkan;
3. isi keterangan;
4. keterangan tanggal berlakunya surat; dan
5. pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.

4. Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.

Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.

5. Sistematika dan Struktur Surat Dinas

Sistematika Penulisan Surat Dinas

a.   Kepala Surat.

Kepala surat yang lengkap terdiri atas (a) nama instansi, (b) alamat lengkap, (c) nomor telepon, (d) nomor kotak pos, (e) alamat kawat, (f) lambing/logo. Penulisan nama instansi hendaknya jangan disingkat. Begitu juga kata jalan, telepon, kotak pos, jangan disingkat jln., telp., pos., kotpos.

b.      Tanggal Penulisan Surat.

Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu ditulis dengan angka. Bulan ditulis dengan huruf secara lengkap (November bukan Nov.), dan tahun ditulis dengan angka, dan setelah tahun tidak diikuti tanda baca apapun. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota/daerah karena nama kota dan daerah sudah tercantum pada kepala surat.

c.       Nomor, Lampiran, dan Perihal Surat.

Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan huruf awal capital, dan diikuti dengan tanda titik dua.

d. Alamat Surat.

(1) Nama dari penerima surat diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.

(2)  Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup ditulis Yth. Penggunaan kata kepada sebelum Yth.tidak diperlukan karena kata kepadaberfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang menyatakan arah.

(3) Jika digunakan kata sapaan Bapak pada awal penerima, kata itu hendaknya ditulis penuh, yaitu Bapak. Kata saudara cukup ditulis Sdr.

(4)  jika nama orang yang dituju bergelar akademik atau memiliki pangkat sebelum namanya, maka kata sapaan Bapak, Ibu, Sdr. tidak digunakan.

(5) jika ditunjukkan nama jabatan seseotang, kata sapaan tidak digunakan.

1. Penulisan Salam.

Salam pembuka yang lazim digunakan yaitu ungkapan dengan hormat, dengan penulisan (Dengan hormat,) sedangkan salam penutupnya adalah hormat kami, hormat saya, Wassalam, dengan ketentuan yang sama dengan salam pembuka (Hormat kami,)

Isi Surat.

Isi surat terdiri dari tiga bagian, yaitu pembuka, isi/inti, dan penutup surat. Usakan untuk menggunakan bahasa yang formal.

Nama Pengirim.

Nama pengirim ditulis dibawah tanda tangan di bawah salam penutup. Penulisan nama dapat mengikut sertakan gelar/jabatan, tetapi tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya, tidak perlu diberi tanda kurung, digaris bawah, dan tidak perlu diakhiri dengan tanda baca apapun. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat.

Tembusan Surat.

Kata tembusan ditulis denmgan huruf awal huruf kapital dan diikuti tanda titik dua, tanpa digarisbawahi.

Tembusan hanya digunakan jika surat itu memerlukan tembusan. Tembusan adalah pihak-pihak yang mensdapat tembusan/salinan surat selain yang dialamatkan.

Ketentuan tembusan:

(1) Jika pihak yang diberi tembusan itu lebih dari satu, hendaknya diberi nomor urut sesuai jenjang jabatan pada instansi itu. Jika tembusan hanya satu, tidak perlu diberi nomor.

(2) Pihak yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan  atau nama orang dan bukanm nama kantos/instansi.

(3)Dalam tembusan tidak perlu digunakan ungkapan Kepada Yth. atau Yth.

(4) Dibelakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk perhatian, untuk menjadi perhatian, sebagai laporan, atau ungkapan lain yang mengikat.

(5) Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan Arsip atau Tertinggal karena setiap surat resmi/dinas itu harus memiliki arsip.

Inisial.

Inisial sandi ditempatkan pada bagian bawah kiri dibawah tembusan (kalau ada). Inisial merupakan tanda pengenal yang merupakan singkatan nama pengonsep dan pengetiksurat.

Contoh: AB/CD

AB singkatan nama pengonsep: Arjuna Bayu, CD singkatan nama pengetik surat: Choirul Dimas.

unsur unsur surat dinas

1. Kepala surat

Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas atau di tengah-tengah. Kepala suratmenyebutkan 

(1) nama kantor/jawatan/perusahaan/ organisasi;

(2) alamat;

(3) nomor telepon;

(4) nomor kotak pos, faksimile, alamat kawat, atau e-mail (jika ada).

2.      Nama Tempat dan Tanggal

Nama tempat menunjukkan tempat surat tersebut ditulis. Nama tempat ini tidak ditulis jika tempat pembuatan surat sama dengan alamat yang dimuat pada kepala surat.
Tanggal surat diketik di sebelah kiri atas (bentuk lurus penuh) atau kanan atas (bentuk setengah lurus dan Indonesia), atau di sebelah kanan bawah. Tanggal ditulis dengan tidak disingkat tetapi dengan huruf secara lengkap dan tidak diakhiri dengan tanda titik.

3.  Nomor

(1) nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar);

(2) kode/inisial.
(3) bulan
(4) tahun. Misalnya No.: 200/Diklat -1/X/2004

4.       Hal/Perihal

Hal/perihal menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Oleh karena itu pembaca surat dapat mengetahui masalah apa yang dituliskan dalam surat itu. Misalnya: jadwal diklat.

Selain nomor, lampiran, dan hal, kadang-kadang dicantumkan pula sifat surat yang dikirimkan itu. Dalam hal demikian, sifat surat biasanya dicantumkan di bawah nomor atau di bawah hal.

5.      Lampiran

Lampiran menunjukkan sesuatu yang disertakan bersama dengan surat itu, misalnyasurat keputusan, surat keterangan kesehatan dari dokter.

Penulisan kata “Nomor” dan “Lampiran” boleh disingkat, tetapi harus dilakukan dengan taat asas. Jika “Nomor” disingkat “No.”, “Lampiran” juga harus disingkat “Lamp.” Jika hendak ditulis lengkap, keduanya harus ditulis lengkap.Penulisan jumlah lampiran ditulis dengan huruf jika bilangan hanya satu atau dua kata.Akan tetapi, jika bilangan lebih dari dua kata, gunakan angka. Misalnya: Lamp.: Empat lembar, bukan 4 (empat) lembar atau 25 lembar

  Jika tidak ada yang dilampirkan, kata “Lampiran” tidak perlu dituliskan.

6.      Alamat surat

  Diawali dengan Yang terhormat atau Yth.diikuti nama atau jabatan dan alamat. Jabatan tidak diawali sapaan Bpk./Ibu. Demikian juga dengan nama orang yang bertitel. Alamat surat tidak diakhiri tanda titik.

7.      Salam pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia “berbicara” secaratertulis. Dalam surat resmi salam pembuka yang biasa digunakan ialah “Denganhormat,”. Penulisannya diakhiri dengan tanda koma dan ditulis dengan tidak disingkat.

8.      Isi surat (tubuh)

Isi surat pada umumnya terdiri atas tiga hal , yaitu alinea pembuka, isi, dan penutup.Alinea pembuka berguna untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadappokok surat. Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberi tahukan atau yangdisampaikan kepada penerima surat. Penutup surat merupakan simpulan yang berfungsisebagai kunci isi surat. Pada umumnya, penutup berisi ucapan terima kasih terhadapsemua hal yang dikemukakan dalam isi surat atau harapan penulis surat.

9.      Salam Penutup
  Penulisan salam penutup diawali huruf kapital dan diakhiri tanda koma.

10.Salam penutup diikuti tanda tangan pembuat surat, nama terang, dan jabatan; ataujabatan, tanda tangan, dan nama terang.

11. Tembusan

Tembusan dibuat jika isi surat yang dikirimkan kepada pihak yangdituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang berhubungan dengan surat itu.

Tembusan ditulis di sebelah kiri bawah, lurus ke atas dengan nomor, hal, dan lampiran.Jika tembusan lebih dari satu, diberikan nomor urut tembusan.

Penulisan-Penulisan Surat Dinas yang Baik dan Benar

Surat yang baik dan benar adalah surat yang disusun dan ditulis mengikuti syarat-syarat,yaitu :

1. Tidak mengandung makna ganda.
2. Antara penerima dan pengirim memiliki maksud yang sama
3. Sederhana
4. Tepat menggunakan kata dalam pemakaiannya
5. Tulisannya tersusun rapi dan berurutan

Beberapa Contoh Surat Dinas

Contoh 1 surat dinas :

Badan Kepegawaian Daerah

Pemerintah Kota Bukit Barisan Indah

Jalan Sumpah Pemuda, No 3, Tanjung Ujung, Bukit Barisan Indah

No telp : 123456789

                                                                                                16 Agustus 2015

No : 123/23/2015

Perihal : Pemberitahuan

Lampiran : –

Kepada Yth.

Seluruh Pegawai Negeri Sipil

di pemerintah daerah

Dengan hormat,

Sehubungan dengan dilaksanakannya perayaan hari ulang tahun kemerdekaan Indonesia yang ke – 70 tahun, maka Bapak Walikota akan mengadakan upacara bendera, yang akan dilaksanakan pada :

hari/tanggal : 17 agustus 1945

tempat : Lapangan Merdeka

jam : 08. 00 Wib

Maka seluruh pegawai negeri sipil di lingkungan pemerintah daerah diwajibkan untuk melaksanakan upacara bendera ini dengan menggunkan seragam korpri.

Demikianlah surat pemberitahuan ini, atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih.

                                                                         Kepala Kepegawaian Daerah

                                                                                              ttd

                                                                            Dr. Amir Sarifudin, S. Pd

                                                                            NIP. 987654321101918

Tembusan : Bapak Walikota

Contoh 2 :

Dinas Pendidikan dan Kebudayaan

Pemerintah Kota Bangun Bersama

Jalan Proklamasi, No. 9, Suka Damai, Bukit Indah, Bangun Bersama

Telp. 091234567

 No : 98/12/2015                                                                                                              3 Juli 2015

Perihal : Undangan

Lampiran : 2 lembar

Kepada Yth.

Seluruh Kepala Sekolah

di Kota Bangun Indah Bersama

Dengan hormat,

Berhubung dengan akan diadakannya program pemerintah dalam penggantian kurikulum, maka dengan ini kami mengundang Bapak / Ibu kepala sekolah di Kota Bangun Bersama untuk dapat menghadiri seminar dalam rangka sosialisasi kurikulum baru yang akan segera diterapkan. Seminar ini akan dilaksanakan pada :

Hari / Tanggal : Senin, 6 Juli 2015

Pukul               : 09. 00 wib

Tempat            : Aula Kantor Dinas pendidikan dan Kebudayaan

Demi tercapainya program pemerintah ini, Kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak / Ibu kepala sekolah.

Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatian Bapak / Ibu kami ucapkan terimakasih.

                                                             Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan

                                                                          Kota Bangun Bersama

                                                                                          ttd

                                                                           Andri Rizal. M, Pd.

                                                                         NIP. 12345678901234

Contoh 3

Pengadilan Tinggi Tanjung Harapan

Jl. K.H. Dewantara No 4 Telp : 0987654321 Bandar Negeri

Bangun Bersama

Nomor  : D9-U/2345/2015                                                                                 22 September 2015

Lampiran : –

Hal : Izin Penelitian

Yth. Dekan Fakultas Hukum Universitas Negeri Bangun Bersama

di

Bandar Negeri

Sehubungan dengan surat yang saudara sampaikan pada tanggal 15 September 2015 perihal izin penelitian, dengan ini kami memberikan izin kepada :

Nama                  : Riki Kurniawan

NPM                   : 11178930008

Semester/Tahun : 7 (tujuh) / 2014

Bagian Hukum   : Hukum Pidana

Alamat                : Jl. Jendral Ahmad Yani, No 9, Bandar Negeri

Untuk mengadakan Penelitian di Pengadilan Negeri Tanjung Indah dalam rangka menyusun Skripsi dengan judul : Analisis kriminologi Kejahatan Terhadap Anak – anak.

Demikianlah surat ini kami sampaikan.

Atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih.

Panitera/sekretaris
ttd

Ahmad Taqim,SH.
NIP.123456789012123

Tembusan :

1. Yth. Ketua Pengadilan Negeri Tanjung Indah
2. Yth. Sdr. Riki Kurniawan

DAFTAR PUSTAKA

Ritonga, Parlaungan, 2010. Bahasa Indonesia Praktis, Medan : Bartong Jaya